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郵箱小知識

電子郵件使用技巧集錦
摘要

電子郵件使用技巧集錦


隨著互連網的發展,電子郵件成為當今越來越常用的工具之一,發送電子郵件方便、便宜。下面向您介紹電子郵件使用的幾項小技巧。
  1、讓電腦自動記住郵箱口令。

  每次接收或發送郵件之前,軟件都會要求你輸入自己的郵箱的口令,并將這個口令傳送到你所在的上網公司進行核對,若口令不正確,則不能對郵件進行操作。正常情況下,口令的輸入、傳送與核對大約要30秒。若讓軟件記住口令,每次進行郵件操作之前,它會自動進行傳送和核對,不要手工操作,可省一定的時間。在OutlookExpress下設置口令記憶方法為:(1)打開OutlookExpress,選擇“工具”菜單,單擊“帳號”項目;(2)單擊“郵件”標簽,然后選擇“帳號”下面的郵箱名稱;(3)單擊“屬性”按鈕,選擇“服務器”標簽;(4)選擇“登錄方式”前面的單選鈕,在“密碼”后面輸入用戶的郵箱口令,但顯示的是一組星號。最后單擊確定即可。

  2、用不同的信箱處理不同的事

  隨著免費信箱開通的越來越多,申請十幾個信箱沒多大問題。你可以用不同的信箱來處理不同的事:如處理私人信件和處理公務的信件用不同的信箱,訂閱不同的電子郵件雜志用不同的信箱,如果你經常投稿的話,還可以建立一個專門的投稿信箱,這樣,這個信箱一收到郵件就會給你一種迫不急待想看的感覺,很吊人味口。

  3、用不同的信箱發送郵件

  OutLookExpress可以使用你擁有的所有郵箱中的任意一個來發E-mail。具體操作方法是:在“新郵件”窗口中撰寫信件結束后,打開窗口中的“文件”菜單。如果你成批發送郵件,可單擊菜單中的“以后發送方式”命令,在子菜單中選中你需要的發件郵箱。以后發送郵件時,E-mail就帶有你選擇的郵箱地址。如果是立即發送郵件,可單擊菜單中的“發送郵件方式”命令,在子菜單中選中你需要的發件郵箱,則E-mail就立即從這個郵箱發出。

  4、自動分揀收到的郵件

  用OutlookExpress5.0可通過增強的郵件規則來實現郵件的自動分類功能,以便把接收到的郵件自動放入不同的郵件夾中。

  (1)在OutlookExpress中,新建多個文件夾以創建文件夾存放與工作有關的各類郵件,然后單擊“確定”按鈕;

  (2)選擇“工具/郵件規則/郵件...”命令,若以前沒有創建過郵件規則,則系統將直接進入“新建郵件規則”對話框;否則將進入“郵件規則”對話框,然后再單擊“新建...”按鈕;

  (3)在“新建郵件規則”對話框中,分別選取“規則條件”下的“若‘發件人’行中包含用戶”和“規則操作”下的“移動到指定的文件夾”,然后單擊“規則說明”中的“包含用戶”超級鏈接;

  (4)在“用戶”框中鍵入發件人的姓名,然后單擊“添加”按鈕,也可單擊“通訊薄...”按鈕以直接選取發件人;

  (5)返回“新建郵件規則”對話框,單擊“規則說明”中的“指定的”超級鏈接,并選取“收件箱”下的“個人”文件夾,然后給規則重命名,比如“個人郵件規則#1”,最后單擊“確定”即可;

  (6)重復步驟2到5,以創建各個郵件的分揀規則。

  5、用郵箱地址簿保存常用電子郵件地址。

  對于初上網的用戶,經常會將電子郵件地址寫在筆記本上,到用時再打開一個字符一個字符敲上去,實在是浪費時間浪費金錢。實際上,你可以用“通訊薄”來記憶電子郵件地址。通訊薄具有存儲聯系人信息的功能,使您能方便地檢索聯系人信息。在OutlookExpress中,“通訊薄”使用如下:

  (1)單擊“工具”菜單下的“通訊薄”命令;

  (2)在“通訊薄”對話框中,選擇“文件”菜單下的“新聯系人”可添加新的地址,若要修改已有地址,可從列表中選擇一個地址,然后單擊“屬性”命令進行修改;

  (3)添好或改好后單擊確定即可。

  有了“通訊薄”后,發送郵件的工作大大被簡化,發送時只需在“收件人”的左邊單擊“通訊薄”即可顯示電子郵件地址列表,從中選擇一個,單擊“收件人”按鈕即可。
 6、自動添加E-mail地址

  OutLookExpress通訊簿可大大提高撰寫信件時輸入E-mail地址的速度和準確性,為此它提供了E-mail地址自動添加功能。如果你要有選擇地進行添加,可在打開收到的郵件后,用鼠標右鍵單擊要添加的發信人名稱,然后單擊快捷菜單中的“添加到通訊簿”命令即可。如果你要對所有回信的E-mail地址進行添加,可單擊OutLookExpress“工具“菜單上的“選項”命令,打開“常規”選項卡,選中其中的“自動將回復郵件時的目標用戶添加到通訊簿”項,此后所有通訊簿中沒有的E-mail地址均被加到通訊薄。

  7、在郵件中插入附件

  打開新郵件窗口,從“插入”菜單中選擇“附件”,或者按工具欄上的回形針圖標,從“插入附件”對話框中選擇要插入的文件,然后按“附加”按鈕。這時正文編寫窗口會一分為二,它的下方會顯示剛才加入的文件圖標。用同樣的方法,可以在一個郵件中插入多個附件,不過每次只能插入一個。

  你在收到的郵件中若帶有附件,則可在信件預覽窗口上看到一個回形針標記,單擊該標記可以打開附件。

  8、發送文本文件

  我們日常收發的郵件,普通的文本郵件完成能夠滿足需要,沒有必要使用HTML郵件,如果沒有特殊的圖像、表格或按鈕等其它原因,應當盡可能發送文本郵件。在OutlookExpress中,設置發送文件郵件的方法為:

  (1)單擊“工具”菜單上“選擇”命令;

  (2)單擊“選項”標簽;

  (3)將“郵件發送格式”和“新聞發送格式”中的“純文本”選中;(4)單擊“確定”按鈕。

  9、充分利用抄送功能

  將一份郵件發送給多個收件人,可以用“郵件抄送”功能,這樣可避免多次發送。在OutlookExpress中,方法為:(1)單擊“新郵件”按鈕;(2)在“收件人”中添入第一個郵箱地址;(3)在“發送”中將要發送的其他人的地址添入;(4)按發送命令即可。

  10、快速查找郵件

  要在一大堆信件中找到想要的內容并不輕松,“查找郵件”選擇允許用戶在多興文件夾中搜索郵件,以查找文件夾或子文件夾中的任何郵件。單擊“編輯”菜單,選擇“查找郵件”,以下任何條件都可以為查找郵件的標準:誰發送的郵件、郵件的主題或標題、郵件中的文本等。
 11、用ISP郵箱提高發信速度

  現在免費電子郵件大都支持SMTP和POP3協議,故在設置服務帳號時“工具”→“選項”→“郵件服務器”中的“發送郵件服務器SMTP”和“接受郵件服務器POP3”均填相同的服務器,如海南建恒電子郵局都填“[url]www.88998.com[/url]”,但在使用中發現用此服務器發送郵件速度較慢。有沒有捷徑呢?經過試驗發現,發送郵件的服務器不一定要和接受郵件服務器一致,它可以是任何一個連通的主機,但最好是與您相距最近的主機為最快。因此將帳號上“發送郵件服務器“SMTP”由原來的“[url]www.88998.com[/url]”改為你的ISP提供的服務器將幫你很大地提高發送速度,且接收郵件人接收到的信箱還是免費信箱。如我將它改我的上網服務器“pub.hy.jsinfo.net”后,速度簡直不可同日而語。這種方法對其它免費信箱也適用。

  12、用ISP電子信箱提高收信速度

  免費電子郵箱深受網友們的歡迎,但是,免費郵箱往往訪問起來速度很慢。用以下方法可解決此問題:首先進入您的免費電子郵箱,打開“郵箱配置”→“轉發郵件”(絕大多數免費郵箱提供這一功能),將您的ISP提供的郵箱地址填入“轉往郵箱地址”欄內,選擇“轉發郵件生效”即可。當然,此方法的前提是您還擁有一個訪問速度較快的、由ISP提供的電子郵箱。

  13、拒收“垃圾郵件”

  在“工具”菜單欄中選擇“收件箱助理”,點擊“添加”,該窗口分為上下兩個部分,上面是“處理條件”,下面是“處理方法”。比如經常收到發信地址為“[email][email protected][/email]”的垃圾郵件,如果想從今以后不再收到它,可以在“處理條件”欄目中選擇“發件人”,并在其中填入上述地址;接著,在“處理方法”中選擇“從服務器上刪除”;點擊“確定”后,可以看到在描述框內,出現了“如果發件人地址中包含‘[email][email protected][/email]’,則直接從服務器上刪除”的描述,這就達到了目的。

  14、自動添加郵件簽名

  在OutlookExpress5用以下方法可實現自動簽名功能:

  (1)啟動OutlookExpress后,選擇“工具/選項”命令;

  (2)在“選項”對話框中,單擊“簽名”標簽;

  (3)在“簽名”標簽中,單擊“在所有發出的郵件中添加該簽名”前的方框,使之處于選中的狀態,以便自動簽名功能生效;

  (4)在“簽名”框中,新建一個簽名名稱,在下面文本框中鍵入你想添加的所有個人信息,如姓名、聯系地址、電話等;

  (5)若希望在回復和轉發郵件時同樣自動添加簽名,則可以單擊“不在回復和轉發的郵件中添加簽名”前的方框,使之處于不選中的狀態;

  (6)單擊“確定”按鈕,下次建立新郵件時就會在你的郵件中自動添加上簽名了。當然,可以單擊“高級”按鈕,為你的每個帳號設置一個漂亮的簽名。

  15、解決亂碼的兩種方法

  使用電子郵件最大的煩惱莫過于收到亂碼郵件了,這個問題對新手來說尤其嚴重,現在好了,在OutlookExpress5提供了解決亂碼的方法:首先選擇亂碼郵件,單擊“查看”菜單指向“編碼”命令中的“簡體中文(GB2312)”即可,也可指向“編碼”命令中的“其它”,這里提供了“阿拉字符”、“波羅的海字符”、“中歐字符”等19種字符選擇,你只需單擊“簡體中文(HZ)”即可。另一種方法是:首先選擇亂碼郵件,單擊鼠標右鍵打開郵件快捷菜單,選擇“屬性”命令;然后在出現的對話框中單擊“詳細資料”標簽,單擊右下角的“郵件源文件...”按鈕,這時就會打開郵件的源文件碼,這樣就可看到郵件的內容了。
 


  16、永遠解除亂碼的方法

  對OutlookExpress5進行設置,能夠從根本上解決電子郵件的亂碼,方法為:(1)打開OutlookExpress5,選擇“工具”菜單中的“選項”命令,單擊“閱讀”標簽;(2)單擊“字體”按鈕,選擇“簡體中文(GB2312)”并把它設置為默認值,設置好后按“確定”按鈕回到“閱讀”對話框;(3)單擊“國際設置”按鈕,選中“為接收的所有郵件使用默認的編碼”,確定退出。再次打開所有郵件,中文郵件就不會亂碼了。

  17、發送匿名的E-mail

  在設置E-mail地址時輸入一個錯誤的地址或干脆不填,這種方法能簡單地發送匿名郵件,但不能做到真正的匿名,因為別人可以從你的郵件信頭部分看到發信的時間,使用的郵件服務器等信息。如果要實現保護重要E-mail不被人截獲以及避免自己的E-mail地址被人當作襲擊目標的一個重要手段,可以匿名郵件轉發器。[email][email protected][/email]、[email][email protected][/email]、[email][email protected][/email]是幾個匿名轉發器的E-mail地址。

  匿名郵件轉發器的命令格式為:在郵件的“收件人”中輸入匿名轉發器的E-mail地址[email][email protected][/email]。

  信體的格式為:第一行為空行;第二行寫上“::”(兩個冒號);在第三行寫上“Anon-To:”,緊接著是收件人的E-mail地址;第四行必須是空行;從第五行就可是正文了,正文可以隨便寫。注意不要把自己的簽名也寫進去,否則可就讓匿名服務器白忙了,若使用了E-mail軟件提供的簽名功能,必須將其關閉。----這樣,匿名郵件轉發器就會把你的郵件轉發到收到人的郵件箱里了。匿名郵件轉發服務器只是為了在必要的時候隱藏自己才可以使用,我們在網上要遵守網上公則,切記不可濫用。

  18、脫機寫郵件

  單擊“文件”菜單,選擇“脫機工作”,用戶就可以在不聯機的情況下,從容地寫好電子郵件。此時發送的新郵件都被保存在發件箱窗口中,只有當你按下“發送和接收”鍵,OutLookExpress才會自動連通因特網將信件發出。

  19、壓縮大郵件

  郵件越大,發送和接收郵件的時間就越長,且每個郵箱的最大容量受到限制,因此在發送之前最好將郵件壓縮。你可以用WinZip等壓縮軟件對郵件進行壓縮和用FileSplit等文件分割軟件將大郵件分割成小的郵件分期發送。

  20、不用Word作為默認郵件編輯器

  Word啟動時間長、占用內存多、郵件長度大,這必然會增加郵件的傳送時間,因此最好不用它作為默認郵件編輯器。

  當然,對于電子郵件的使用,還有其它一些省錢方法,請讀者以后在使用過程中慢慢摸索,在此不多敘。
 21、備份你的郵件

  IE的OutlookExpress雖然能導出郵件,遺憾的是只能一封一封地導,要是幾封信那還好,下面方法可實現。具體步驟如下:

  (1)打開OutlookExpress,進入要備份的信箱,如收件箱;

  (2)選擇要備份的郵件。按住鍵,點擊第一封和最后一封郵件可全選;按住Ctrl鍵,點擊所需郵件可選擇多個郵件;

  (3)用鼠標左鍵點擊“轉發郵件”。此時,您剛才所選的郵件被作為附件,夾在新郵件中;

  (4)在“新郵件”對話框中選擇“文件”菜單中的“另存為(A)...”命令,然后為此郵件取個文件名即可。----以上方法可以有選擇的導出郵件。如果您想徹底保存郵件,那就到C:WINDOWSApplicationDataMicrosoftOutlookExpressMail文件夾中,將所有的文件全部備份即可。

  22、備份你的地址簿

  在OutlookExpress中,通訊簿是很重要的,它記錄了你的所有通訊地址,但由于一些原因,需要重裝系統時或格式化磁盤時,對通訊薄的備份就顯得很重要了。在“C:WindowsApplicationDataMicrosoftAddressBook”目錄中找到一個名為username.wab的文件,其中的username為在電腦中的注冊用戶名。這就是您的通訊簿,可以把它備份在指定路徑下,以便以后重裝OutlookExpress后copy到原目錄。如果您嫌以后copy麻煩,可以通過修改注冊表一勞永逸。打開注冊表后,在“我的電腦HKEY_CURRENT_USERSoftwareMi-crosoftWABWAB4WabFileName”鍵值中找到“默認”字符串。右鍵單擊該字符串,選擇修改,改為您保存通訊簿的路徑。重裝OutlookExpress后,記得如此改回來才能找到原來的通訊簿。

  23、備份郵件帳號

  多個郵件帳號對網民來說并不是件新鮮事。若需備份郵件帳號,先運行“Regedit”打開注冊表,找到以下目錄:HKEY_CURRENT_USERSOFTWAREMICROSOFTternetAccountManagerAccounts,這里保存了你所有的帳號設置。將鼠標點在Accounts上,在菜單中選擇“導出注冊表文件”,在“導出范圍”中選擇“選擇的分支”,按確定就可以了。以后恢復時只需點擊備份文件加入注冊表即可。

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